Introducción
Bienvenido a la documentación de SettleWise
SettleWise es una aplicación de conciliación de pagos diseñada para negocios que manejan depósitos, pagos en múltiples fases y facturación estacional — organizadores de bodas, operadores de pesca, ligas deportivas, sedes de eventos y negocios de servicios similares.
Responde tres preguntas rápidamente: qué se pagó, qué sigue pendiente y por qué.
Cómo funciona SettleWise
El flujo de trabajo principal sigue un ciclo:
- Crear facturas — de una sola fase (un pago) o de dos fases (depósito + pago final con fechas de vencimiento separadas)
- Recibir pagos — mediante entrada manual, análisis de correo electrónico o enlaces de pago de Stripe
- Validar y asignar — confirmar el pago, asignarlo a un registro (cuenta bancaria) y dejar que el sistema lo asigne a las facturas (primero la fecha de vencimiento más antigua)
- Gestionar excepciones — los pagos en exceso se convierten en créditos automáticamente; las cancelaciones se convierten en rollovers (crédito para la próxima temporada) o reembolsos (devolución de dinero)
- Sincronizar con QuickBooks — los clientes, productos, facturas, pagos y documentos de credito compatibles pueden sincronizarse automaticamente cuando QuickBooks Online esta conectado
Cada paso mantiene un registro de auditoría completo: pago → asignación → estado de factura → crédito (cuando aplica).
Conceptos clave
| Concepto | Qué significa |
|---|---|
| Pago en dos fases | Divide una factura en depósito (Fase 1) y pago final (Fase 2) con fechas de vencimiento separadas. El porcentaje del depósito es configurable en los ajustes. |
| Validación de pago | El paso donde confirmas que un pago es correcto, lo asignas a un registro y lo publicas en QuickBooks. Hasta que se valide, un pago está pendiente. |
| Registro | Una cuenta bancaria o caja donde se depositan los pagos. Cada pago debe asignarse a un registro antes de la validación. |
| Crédito | Saldo disponible por pagos en exceso o notas de crédito. Se aplica automáticamente a nuevas facturas (primero el crédito más antiguo). |
| Rollover | Convertir un depósito en crédito para una temporada futura en lugar de reembolsar el dinero. La factura original queda como pagada; una nota de crédito crea el crédito. |
| Nota de crédito | El documento que registra una operación de crédito — reembolso, rollover, anulación o transferencia de saldo. Se sincroniza con QuickBooks como CreditMemo. |
| Asignación FIFO | Los pagos y créditos se asignan a las facturas ordenadas por fecha de vencimiento (la más antigua primero), y los créditos se consumen del más antiguo al más reciente. |
Qué puedes hacer
- Conciliar pagos con confianza — asociar pagos con facturas, manejar pagos parciales, pagos para múltiples facturas y pagos en exceso con asignación automática
- Rastrear cada dólar — seguir la cadena desde pago → asignación → estado de factura → crédito con trazabilidad completa
- Gestionar créditos y excepciones — reembolsos, rollovers, anulaciones y transferencias de saldo sin perder el rastro de lo ocurrido
- Ver saldos de clientes — créditos disponibles, deuda pendiente y saldo neto de un vistazo
- Usar el asistente de IA — crear facturas, procesar reembolsos, investigar pagos desconocidos y generar reportes usando lenguaje natural en inglés o español
- Sincronizar con QuickBooks — los clientes, productos, facturas, pagos y documentos de credito compatibles pueden sincronizarse automaticamente cuando QuickBooks Online esta conectado
¿Para quién es esto?
| Rol | Cómo usarás SettleWise |
|---|---|
| Dueños de negocio | Ver qué está pagado y qué necesita seguimiento. Usar el asistente de IA para operaciones rápidas. |
| Equipos de contabilidad | Conciliar más rápido con asignación limpia, trazabilidad y sincronización precisa con QuickBooks. |
| Equipos de ventas | Crear facturas, rastrear saldos de clientes y procesar ventas en efectivo. |
| Administradores | Configurar términos de pago, gestionar usuarios y permisos, configurar integraciones. |
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