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Cómo se arma SettleWise

El cliente es la columna; la historia del dinero gira a su alrededor

Cada área se engancha a un cliente. Elegí una para leer qué maneja, qué reglas impone y a dónde seguir.

La columna comercial + Ciclo del dinero + Áreas de soporte

Conexión directaConexión indirecta

La columna comercial

Conexión directaConexión indirecta

Ciclo del dinero

Áreas de soporte

Clientes

La persona o agencia a la que el lodge le vende. Vinculá commission partners, mantené claro el padre-hijo real y leé el saldo antes de la próxima venta.

Quién actúa acáVentas

Reglas a recordar

El cliente no es la factura: el nombre, el programa vendido y el dinero son tres cosas distintas.
Los commission partners ganan al lado del huésped — vinculá el partner, fijá la tasa y elegí quién recibe el mail de la factura.
Un hijo conserva su propio registro; la facturación puede ir al padre sin fusionarlos.
Leé el panorama comercial antes de reclamar dinero o mandar otra factura.

Conectado con

Programas y Facturas · vende el programaPagos salientes · la comisión se liquida despuésPagos y Cajas · actualiza el saldoCréditos y Excepciones · el crédito es del cliente

Abrir el alcance →Leer la documentación

Cobertura

Qué cubre hoy el Playbook

Cada alcance operativo, sus recorridos y los escenarios que podés abrir hoy. Los estados salen del directorio de alcances; nada de esto es un puntaje.

#	Alcance	Estado	Recorridos	Escenarios listos
01	Clientes	Disponible	Identidad del cliente	8
02	Programas y Facturas	Disponible	Factura de programa	8
03	Pagos y conciliación	Disponible	Dinero que entra	6
04	Créditos y excepciones	Disponible	Creación de crédito · Uso y transferencia de crédito	8
05	Cobranzas y recordatorios	Disponible	Calendario de recordatorios · Seguimiento manual	8
06	Cajas y efectivo	Disponible	Dónde está el dinero	6
07	Egresos	Disponible	Dinero que sale · Adelantos a guías	15
08	Contabilidad y QuickBooks	Disponible	Capa de cuentas · Reportes y planificación · QuickBooks	8
REF	Asistente de IA	Disponible	Preguntar y actuar	6

ready

Del cliente al programa cobrado

Un solo loop comercial: recordar al cliente, vender el programa como factura, cobrar y recién después hablar de créditos o recordatorios.

El cliente existe antes de que el lodge venda el programa.
El programa vendido se convierte en una factura, casi siempre en dos fases.
Enviar pide el dinero. Los pagos después matchean ese pedido.
Los créditos y los recordatorios cuelgan de la misma factura, no de un programa nuevo.

Informes de gestión

Informes de alto nivel para preguntas de gestión que no se pueden responder dentro de un solo alcance operativo.

Estos informes combinan señales confiables; no trasladan responsabilidades. Cada excepción debe volver al alcance fuente que puede explicarla o corregirla.

MR-01Disponible
Resumen de ventas
¿Cuánto vendió el lodge en este período y qué categorías lo empujaron?
Decisión de gestión
Confirmá el ingreso contra las facturas enviadas antes de reclamar cobranzas o planificar la próxima temporada.
Para
Dueño y ventas
Frecuencia
Semanal y mensual
Alcances fuente
- Clientes
- Programas y Facturas
MR-02Disponible
Antigüedad de saldos
¿Qué clientes todavía deben dinero y cuánto tiempo lleva esperando cada saldo abierto?
Decisión de gestión
Priorizá el seguimiento de los pedidos abiertos más viejos antes de mandar facturas nuevas.
Para
Dueño y contabilidad
Frecuencia
Semanal
Alcances fuente
- Clientes
- Programas y Facturas
- Cobranzas y recordatorios
MR-03Primero a construir
Proyección de flujo de caja
¿Cuánto efectivo debería llegar en los próximos 7, 15 o 30 días desde facturas abiertas?
Decisión de gestión
Mirá si las cobranzas esperadas cubren pagos salientes y obligaciones del lodge.
Para
Dueño y contabilidad
Frecuencia
Semanal
Alcances fuente
- Programas y Facturas
- Pagos y conciliación
MR-04Planificado
Comparación de períodos
¿Cómo se compara esta temporada con la anterior en ingresos, cobranzas y cantidad de facturas?
Decisión de gestión
Detectá cambios de categoría y mezcla de clientes antes de reajustar precios o programas.
Para
Dueño
Frecuencia
Mensual y de temporada
Alcances fuente
- Programas y Facturas
- Pagos y conciliación
- Créditos y excepciones
MR-05Planificado
Seguimiento de pago en dos fases
En facturas de dos fases, ¿qué depósitos llegaron y qué saldos finales siguen abiertos?
Decisión de gestión
Separá el riesgo de la seña del riesgo del saldo antes de que llegue la fecha del evento.
Para
Ventas y contabilidad
Frecuencia
Semanal
Alcances fuente
- Programas y Facturas
- Pagos y conciliación
MR-06Planificado
Desempeño de comisiones
¿Cómo rinde cada vendedor en ingresos y comisión adeudada?
Decisión de gestión
Alineá el timing de pagos salientes con el ingreso cobrado, no solo con facturas enviadas.
Para
Dueño y contabilidad
Frecuencia
Mensual
Alcances fuente
- Programas y Facturas
- Egresos

SettleWise

Alertas y responsabilidades

SettleWise define la condición fuente, el rol responsable y el escalamiento de cada alerta comercial. El lodge confirma quién cubre cada responsabilidad.

7 alertas

Un nombre en esta matriz documenta la cobertura operativa; no otorga acceso a la aplicación por sí solo.

Matriz de responsabilidades de alertas operativas
Alerta	Momento	Alcance fuente	Resumen del disparador	Responsabilidad	Cobertura	Estado
Factura abierta vencida	Ahora	Programas y Facturas	Una factura enviada todavía tiene una fase impaga después del vencimiento.	Principal: Contabilidad sigue el saldoEscalamiento: Dueño cuando la relación comercial está en riesgo	Principal: ContabilidadSuplente: Ventas	Requiere revisión
El pago no se puede matchear	Ahora	Pagos	Llegó dinero por mail o carga manual pero ninguna factura abierta calza con el monto.	Principal: Contabilidad asigna o investigaEscalamiento: Admin cuando las reglas de caja bloquean la asignación	Principal: ContabilidadSuplente: Admin	Requiere revisión
Falta la seña de dos fases	Preparar	Programas y Facturas	La primera fase de una factura en dos fases sigue abierta cerca de la fecha del evento.	Principal: Ventas confirma el compromiso del clienteEscalamiento: Dueño antes de cancelar o reescribir el programa	Principal: VentasSuplente: Contabilidad	Requiere revisión
Crédito grande del cliente sin usar	Cerrar	Créditos	Un cliente tiene un saldo a favor importante que no se aplicó a una factura nueva.	Principal: Ventas lee el panorama comercial antes de la próxima ventaEscalamiento: Contabilidad cuando el origen del crédito no está claro	Principal: VentasSuplente: Contabilidad	Requiere revisión
Falló el envío del recordatorio	Plataforma	Cobranzas y Recordatorios	Un recordatorio automático no pudo llegar al receptor de facturación.	Principal: Admin revisa la configuración de mailEscalamiento: Contabilidad cuando hace falta seguimiento manual	Principal: AdminSuplente: Contabilidad	Requiere revisión
Error de sync con QuickBooks	Plataforma	Contabilidad y QuickBooks	Un movimiento asentado falló al sincronizar o devolvió un error de mapeo.	Principal: Contabilidad resuelve el mapeo o reintentaEscalamiento: Admin cuando cambiaron los ajustes de integración	Principal: ContabilidadSuplente: Admin	Requiere revisión
Saldo de caja inesperado	Cerrar	Pagos	Los pagos asignados ya no coinciden con la caja que el lodge espera tener.	Principal: Contabilidad concilia la cajaEscalamiento: Dueño cuando hay ventas en efectivo o transferencias	Principal: ContabilidadSuplente: Admin	Requiere revisión

Roles en el ciclo comercial

Quién hace qué en SettleWise

Los roles de la aplicación controlan qué puede cambiar una persona. Los actores del Playbook describen quién es dueño de cada paso en la historia del dinero. Se superponen, pero no son lo mismo.

Leer la matriz completa de roles en la documentación →

Dueño

Lee el panorama comercial y decide cuándo una excepción necesita una llamada humana.

Es dueño en el ciclo

Reportes, proyección y antigüedad de todo el lodge
Escalamientos cuando la relación comercial está en riesgo

No es dueño de

No reemplaza a contabilidad en el match de pagos ni en la caja

Admin

Es dueño de ajustes de la organización, usuarios, valores de pago por defecto e integraciones.

Es dueño en el ciclo

Invitaciones, roles y conexión con QuickBooks
Valores del catálogo y configuración de recordatorios

No es dueño de

No se convierte en el dueño diario de cada factura abierta

Manager

Lleva ventas y cobranzas con más permisos de edición que el staff.

Es dueño en el ciclo

Clientes, facturas, pagos, créditos y reportes completos
Edición de facturas impagas y decisiones de reembolso o crédito dentro de la política

No es dueño de

No puede gestionar ajustes de la organización ni la facturación de SettleWise

Staff

Crea registros comerciales del día a día bajo las reglas operativas del lodge.

Es dueño en el ciclo

Registrar clientes, crear facturas y cargar pagos
Usar el Asistente de IA para preguntas guiadas

No es dueño de

No puede editar facturas enviadas, emitir créditos ni gestionar clientes más allá de la carga básica

El Asistente de IA ayuda a leer y redactar. Nunca se convierte en el registro de un cliente, factura, pago o crédito.

El mundo SettleWise

Una columna comercial, un ciclo del dinero

SettleWise empieza cuando un lodge recuerda a un cliente y vende un programa como factura. La ejecución de campo queda en Trailhead.

Trailhead es dueño del viaje, del día de guía y del reporte de campo. SettleWise es dueño del cliente, del pedido y del dinero que sigue.

Columna comercial
Los clientes van primero
Cada factura, pago, crédito y recordatorio cuelga de un cliente recordado. Padre e hijo siguen siendo distintos y el saldo se lee antes de la próxima venta.
El pedido
Los programas se convierten en facturas
Un programa vendido es una factura, casi siempre en dos fases. Armar no cuesta nada; enviar es el pedido comercial.
Dinero que entra y sale
Pagos, créditos, cajas y pagos salientes
El dinero responde al pedido abierto, las excepciones cuelgan de la misma factura, las cajas muestran dónde quedó el efectivo y los pagos salientes mueven dinero afuera cuando el cobro está claro.
Qué significa
Reportes y QuickBooks
Los reportes leen todo el ciclo para el dueño. QuickBooks recibe el movimiento asentado; SettleWise sigue siendo la fuente de verdad.

El cliente es la columna; la historia del dinero gira a su alrededor

La columna comercial

Ciclo del dinero

Áreas de soporte

Clientes

Reglas a recordar

Qué cubre hoy el Playbook

Clientes

Programas y Facturas

Pagos y conciliación

Créditos y excepciones

Cobranzas y recordatorios

Cajas y efectivo

Egresos

Contabilidad y QuickBooks

Asistente de IA

Del cliente al programa cobrado

Informes de gestión

Resumen de ventas

Antigüedad de saldos

Proyección de flujo de caja

Comparación de períodos

Seguimiento de pago en dos fases

Desempeño de comisiones

Alertas y responsabilidades

Dueño

Admin

Manager

Staff

Los clientes van primero

Los programas se convierten en facturas

Pagos, créditos, cajas y pagos salientes

Reportes y QuickBooks