Clientes

Los clientes en SettleWise son las personas o empresas a las que facturas. Cada perfil de cliente rastrea informacion de contacto, historial de facturas, historial de pagos, saldo de credito e historial de transferencias.

Saldo del Cliente

El saldo del cliente es el numero mas importante en un perfil de cliente. Muestra tres valores:

Este saldo se calcula en tiempo real a partir de las facturas y creditos del cliente — no es un numero mantenido manualmente.

Perfil del Cliente

Cada perfil de cliente contiene:

Crear Clientes

Creacion manual

1. Ve a Clientes y haz clic en Nuevo cliente.
2. Elige Persona (nombre y apellido) u Organización (nombre de la organización y contacto).
3. Agrega el email, el teléfono y la dirección.
4. En Relación de facturación, elige Sin relación, Partner de comisión o Cliente principal.
5. Elige Enviar factura / recibo a: el cliente, el socio o el cliente principal.
6. Haz clic en Agregar Cliente. El botón queda deshabilitado hasta que el formulario tenga una forma válida de entregar facturas.

Para crear un huésped y su agencia de una sola vez, usa Agregar cliente y socio.

Clientes sin email

A veces las agencias no pueden compartir los emails de sus huéspedes. Un cliente puede guardarse sin email solo cuando tiene vinculado un socio de comisión activo con email. Las facturas y los recibos van siempre a ese socio. Ese socio no se puede desvincular, archivar ni desactivar hasta que el cliente tenga un email o un socio distinto.

Creacion automatica

Los clientes tambien se crean automaticamente cuando:

• Creas una factura e ingresas un nombre de cliente nuevo
• Un cliente se sincroniza desde QuickBooks (sincronizacion bidireccional — los clientes creados en cualquier sistema aparecen en ambos)
• El asistente de IA crea una factura para un cliente que aun no existe

Fuentes de Clientes

La fuente se rastrea como referencia pero no afecta la funcionalidad. Los clientes de ambas fuentes funcionan de manera identica.

Clientes de Facturacion y Commission Partners

SettleWise ahora separa clientes de facturacion de commission partners:

• Un cliente es la entidad a la que se factura. El cliente tiene facturas, saldos, pagos y creditos.
• Un commission partner es un intermediario, como una agencia, un group former o una referencia.
• Un cliente puede estar vinculado a un partner sin cambiar quien es el facturado.
• El email de la factura puede enviarse al cliente o al partner asignado.

Esto mantiene limpia la lista de clientes de facturacion y al mismo tiempo conserva el flujo de comisiones.

Jerarquia Real

Usa jerarquia de clientes solo cuando tu organizacion realmente tenga una estructura padre-hijo de facturacion.

• la jerarquia es opcional y solo aparece cuando existen datos reales de padre-hijo
• la jerarquia sirve para estructura de facturacion o compatibilidad con QuickBooks
• las agencias y group formers normalmente deben modelarse como commission partners, no como clientes padre

Configuracion de Relaciones y Comisiones

Las reglas importantes son:

• usa commission partners para agencias, group formers y referrals
• deja la categoria del partner en el partner, no en el cliente
• deja la commission rate en el vinculo cliente-partner
• separa el envio del email de la factura de quien es el facturado

Sincronizacion con QuickBooks

La sincronizacion de clientes con QuickBooks es bidireccional:

Logica de coincidencia:

1. Primero, coincidencia por direccion de email
2. Si no hay coincidencia por email, coincidencia por nombre
3. Si no se encuentra coincidencia, se crea un cliente nuevo

Algunas relaciones de commission partners todavia pueden sincronizarse a QuickBooks como registros tipo parent cuando hace falta, pero dentro de SettleWise los partners siguen separados de los clientes de facturacion.

Operaciones de Credito

Desde el perfil de un cliente, puedes:

• Ver creditos disponibles — ver todos los creditos no utilizados y sus fuentes
• Aplicar creditos a facturas — usa el asistente de IA o crea un pago solo con credito
• Transferir creditos — mover credito disponible de este cliente a otro desde la tarjeta Balance
• Revisar historial de transferencias — ver transferencias entrantes y salientes en la seccion Credit Transfers
• Emitir reembolsos — procesar un reembolso para una factura pagada (via asistente de IA)

Consulta Creditos y Notas de Credito para detalles sobre como funcionan los creditos. Si necesitas mover el saldo pendiente de una factura en lugar de credito existente, usa Transferir balance.

Archivar o Eliminar

• Eliminar solo es posible para un cliente con saldo $0 y sin facturas, pagos ni relaciones asociadas.
• Si no, el cliente se archiva: sale de las listas activas pero conserva su historial y se puede recuperar con Restaurar cliente.
• Un cliente principal con clientes asociados no se puede archivar ni eliminar hasta reasignarlos.

Mejores Practicas

• Incluye el email siempre que puedas: es obligatorio salvo que un socio de comisión vinculado reciba las facturas
• Usa nombres consistentes — "Juan Perez" y "J. Perez" crean dos clientes diferentes
• Revisa si hay duplicados — antes de crear un cliente, busca para asegurarte de que no exista ya (especialmente despues de la sincronizacion con QB)
• Revisa los saldos regularmente — los clientes con saldos de credito grandes pueden necesitar atencion (reembolso o aplicar a nuevas facturas)

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