Guía de inicio rápido
Comienza a conciliar pagos con claridad y trazabilidad.
Esta guía continúa después del onboarding y te lleva desde tu primer flujo real hasta tu primer pago conciliado. Al final, comprenderás el flujo principal: factura → pago → validación → listo.
Lo que lograrás
- Crear tu primera factura
- Registrar o revisar tu primer pago
- Validar el pago y entender qué cambia después de la validación
- Saber dónde revisar el estado de la factura, los saldos y créditos del cliente
Antes de comenzar
Asegúrate de tener:
- Completada la Guía de onboarding
- Una cuenta de SettleWise con acceso a la organización correcta
- Al menos un registro configurado para poder validar pagos
Las conexiones con QuickBooks y Stripe son opcionales. Concéntrate primero en familiarizarte con el flujo de trabajo principal — las integraciones se pueden agregar después.
El flujo de trabajo principal
Todo en SettleWise sigue este ciclo:
- Crear una factura → el cliente la recibe por correo electrónico
- El cliente paga → el pago llega (lo ingresas manualmente o llega por correo electrónico/Stripe)
- Validar el pago → asignar un registro, confirmar la asignación, publicar en QuickBooks
- La factura se actualiza automáticamente → el estado cambia de pendiente → parcial → pagado
Si un pago excede el monto de la factura, el exceso se convierte en crédito. Si algo no coincide, investigas.
Pasos
Conoce las tres áreas principales
Trabajarás principalmente en tres lugares:
| Área | Qué muestra | Cuándo la usas |
|---|---|---|
| Facturas | Lo que los clientes deben y lo que se ha pagado | Crear facturas, verificar estado |
| Pagos | Dinero recibido y dónde se asignó | Registrar pagos, validar coincidencias |
| Clientes | Saldos, créditos e historial por cliente | Verificar lo que un cliente debe o tiene como crédito |
Configura lo básico
Ve a Ajustes → Empresa y confirma:
- Información del negocio — nombre, correo electrónico, dirección (aparece en facturas y correos)
- Métodos de pago — los métodos que usan tus clientes (transferencia, cheque, efectivo, ACH, etc.)
- Registros — agrega al menos un registro (cuenta bancaria) donde se depositarán los pagos. Cada pago necesita un registro antes de la validación.
Opcional: Conecta QuickBooks y/o Stripe cuando estés listo para la sincronización automática y los enlaces de pago.
Crea tu primera factura
Navega a Facturas → Crear factura:
- Selecciona o crea un cliente (se requiere correo electrónico para enviar)
- Agrega líneas de detalle (del catálogo de productos o personalizadas)
- Establece la fecha de vencimiento
- Haz clic en Crear y enviar
El cliente recibe un correo electrónico con la factura. Si Stripe está conectado, el correo incluye un enlace de pago.
También puedes crear facturas con el asistente de IA: 'Crear una factura para Smith por $1,500, con vencimiento en 30 días'
Concilia tu primer pago
Cuando llegue un pago:
- Ve a Pagos → encuentra el pago (o Agregar Pago para ingresarlo manualmente)
- Confirma que el cliente y la factura coincidan
- Asigna un registro (cuenta bancaria donde llegó el dinero)
- Haz clic en Validar
El sistema asigna el pago a la factura, genera un recibo, actualiza el estado de la factura y sincroniza con QuickBooks si está conectado.
Preguntas frecuentes
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| El pago muestra "Acciones requeridas" | Necesita revisión manual — el monto podría no coincidir, o hay múltiples facturas posibles. Abre el pago y resuélvelo. |
| La factura dice "Parcial" | Normal — el cliente ha pagado parte del total. Se convertirá en "Pagado" cuando se cubra el saldo restante. |
| ¿A dónde fue el pago en exceso? | El exceso del pago se convierte en crédito del cliente automáticamente. Revisa el perfil del cliente para ver su saldo de crédito. |
| ¿Puedo deshacer un pago validado? | No directamente. Contacta a tu administrador para realizar ajustes. |
Estás listo cuando...
- Puedes encontrar una factura y leer su estado (pendiente, parcial, pagado)
- Puedes agregar un pago y validarlo con un registro asignado
- Sabes dónde verificar el saldo y los créditos de un cliente
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