Add-on de Contabilidad
Entiende cómo las cuentas conectan presupuestos, Income Statement, pagos, payouts y registros
El add-on de Accounting es el workspace financiero detrás de las operaciones de SettleWise. Empezó como planificación de presupuestos, pero ahora también incluye el plan de cuentas, reales por cuenta, actividad por cuenta e income statement.
Budgets sigue siendo parte de Accounting. El add-on más grande es la capa compartida de cuentas que conecta planificación, pagos, payouts, registros y vistas financieras.
Qué Habilita
| Capacidad | Qué hace |
|---|---|
| Chart of Accounts | Da a la organización un árbol único de cuentas para ingresos, costos, activos, pasivos y patrimonio |
| Budgets | Guarda montos planificados por cuenta y periodo |
| Actividad por cuenta | Muestra pagos y payouts registrados directamente en cuentas posteables |
| Income Statement | Compara presupuesto, real y desvío usando datos por cuenta |
| Capa operativa de asientos | Conecta flujos completados con líneas de débito y crédito |
Conceptos Clave
| Concepto | Rol en Accounting |
|---|---|
| Cuenta contable | Cuenta usada en presupuestos, Income Statement y detalle de transacciones |
| Cuenta posteable | Cuenta hoja donde se puede registrar actividad operativa |
| Registro | Banco, caja o cuenta donde entra o sale dinero |
| Cuenta de respaldo del registro | Cuenta contable vinculada al registro para reflejar el movimiento de caja |
| Asiento contable | Registro balanceado creado desde un evento operativo, como un pago validado o un payout completado |
Como Se Conectan los Pagos
Cuando un pago se valida, debe tener un registro asignado. Ese registro responde: "¿dónde entró el dinero?"
Después de la validación, SettleWise puede crear un asiento de depósito:
| Linea | Cuenta | Significado |
|---|---|---|
| Débito | Cuenta de respaldo del registro | Aumento de banco, caja u otra cuenta de activo/pasivo |
| Crédito | Cuenta(s) de ingresos | El dinero recibido, visible en la actividad de la cuenta de ingresos |
Si el pago está asignado a facturas con line items de productos, SettleWise puede dividir el ingreso por categoría de producto. Las categorías pueden apuntar a cuentas de sales revenue. Si no hay mapping, se usa una cuenta de ingresos preferida o una cuenta local Sales Revenue.
Como Se Conectan los Payouts
Los payouts representan dinero saliente. Un payout pendiente todavia no impacta Accounting. Un payout completado crea el asiento.
| Linea | Cuenta | Significado |
|---|---|---|
| Débito | Cuenta(s) de gasto del payout o de sus line items | El costo fue incurrido |
| Crédito | Cuenta de respaldo del registro del payout | Disminuye banco, caja u otra cuenta de activo/pasivo |
Un payout puede usar una sola cuenta de gasto o varias cuentas a traves de sus line items. Los line items vinculados a productos tambien pueden heredar una cuenta de commission expense desde la categoria del producto, salvo que el usuario sobrescriba la cuenta de la linea.
Anular o cancelar un payout completado restaura el balance del registro y elimina el asiento vinculado. Editar monto o cuentas en un payout completado reemplaza el asiento para mantener alineados el Income Statement y la actividad por cuenta.
Como Se Conectan los Registros
Accounting vincula cada registro con una cuenta contable:
- Los registros locales usan cuentas creadas por SettleWise
- Los registros conectados a QuickBooks usan la cuenta equivalente de QuickBooks cuando está disponible
- Los registros pueden ser cuentas de activo o pasivo, incluyendo bancos, caja, tarjetas de crédito y accountable advances
Esa conexión permite ver los dos lados del flujo: la cuenta de P&L, como ingreso o gasto, y la cuenta de balance donde se movió el dinero.
Budgets y Reportes
Budgets se planifica por cuenta y periodo. Los reales vienen de actividad operativa registrada en esas mismas cuentas.
| Workspace | Cómo usa cuentas |
|---|---|
| Budgets | Los montos planificados viven en cuentas posteables y se agregan a cuentas padre |
| Detalle de cuenta | Muestra actividad registrada directamente en esa cuenta |
| Income Statement | Lee presupuesto y real por cuenta, y calcula desvíos |
El Estado de resultados cuenta las ventas a partir de las facturas emitidas, por fecha de emisión, estén pagadas o no. Las facturas anuladas se excluyen. Los costos y gastos salen de los egresos completados. Los asientos de pagos siguen mostrando el dinero que entra en las cajas y en el detalle de cada cuenta.
Orden de Implementación Recomendado
- Revisa el plan de cuentas e identifica las cuentas operativas.
- Vincula cada registro con su cuenta de activo o pasivo.
- Mapea categorías de productos a ingresos y líneas de payouts a gastos.
- Crea un presupuesto pequeño.
- Valida un pago y completa un payout.
- Sigue ambos eventos hasta actividad de cuenta e Income Statement.
- Amplía el modelo solo cuando la muestra concilie.
Cuando un Número Parece Incorrecto
| Síntoma | Revisar primero |
|---|---|
| Faltan ventas | La factura se emitió en el período seleccionado y no está anulada; mapeo de ingresos por producto o categoría |
| Falta gasto | Payout completado y cuenta de gasto |
| Falta lado de caja | Cuenta respaldo del registro |
| Budget sin resultado | Misma cuenta y período en actividad y presupuesto |
| Total en grupo incorrecto | Cuenta operativa bajo el padre correcto |
| Diferencia con QuickBooks | Mapeo, sincronización, período y fecha de factura frente a fecha de pago |