Creditos y Notas de Credito
Comprende los creditos de clientes y como gestionarlos
Los creditos en SettleWise representan dinero o valor que se le debe a un cliente. Provienen de sobrepagos, cancelaciones, transferencias entre clientes o ajustes manuales, y pueden aplicarse automaticamente a futuras facturas.
Como se Crean los Creditos
Los creditos se crean de tres maneras:
| Tipo | Se crea cuando | Como funciona en QuickBooks |
|---|---|---|
| Credito por sobrepago | Un pago excede el monto total adeudado en todas las facturas asignadas | Se almacena como monto no aplicado en el Pago — sin documento separado |
| Nota de credito | Procesas un rollover, reembolso, cancelacion de saldo o ajuste manual | Se crea como un documento CreditMemo separado |
| Credito transferido | Mueves credito disponible de un cliente a otro desde el perfil del cliente | Solo en SettleWise en v1 — sin sincronizacion con QuickBooks, sin CreditMemo en QB y sin mover credito entre clientes en QB |
Los tres tipos resultan en credito disponible en la cuenta del cliente, pero se comportan de manera diferente en QuickBooks. Los creditos por sobrepago estan vinculados al pago original, las notas de credito son documentos independientes y el credito transferido queda dentro de SettleWise en v1, por lo que no se reflejara en el saldo de QuickBooks de ninguno de los dos clientes.
Operaciones de Credito
| Situacion | Operacion | Devuelve dinero? | Crea credito? | Que sucede |
|---|---|---|---|---|
| El cliente cancelo, quiere su dinero de vuelta | Reembolso | Si | No | Se crea nota de credito → Se emite RefundReceipt en QB → el dinero se devuelve al cliente |
| El cliente cancelo, guardar deposito para la proxima temporada | Rollover | No | Si | Se crea nota de credito → credito disponible para futuras facturas |
| El Cliente A tiene credito disponible y el Cliente B debe usarlo | Transferir credito | No | Si (en destino) | Los creditos origen se consumen FIFO y se crea un nuevo credito disponible en el cliente destino |
| Saldo restante pequeno, no vale la pena cobrar | Cancelacion de saldo | No | No | La nota de credito cierra el saldo sin crear credito utilizable |
| El cliente tiene credito, se crea nueva factura | Aplicar credito | No | N/A (consumido) | Los creditos existentes se consumen FIFO, el credito mas antiguo primero |
Transferir credito vs transferir balance
Estos son flujos diferentes:
| Flujo | Usalo cuando | Resultado | QuickBooks |
|---|---|---|---|
| Transferir credito | Un cliente ya tiene credito disponible y otro cliente debe ser duenio de ese credito | El credito origen se consume FIFO, se crea un nuevo credito disponible en el destino y ambos perfiles muestran historial de transferencia | Sin sincronizacion en v1 — no se refleja en QB en ninguno de los dos clientes |
| Transferir balance | Otro cliente debe asumir el saldo pendiente de una factura | La factura origen se cierra con una nota de credito de cancelacion y se crea una nueva factura para el cliente destino | Si |
Usa Transferir credito cuando el credito ya existe. Usa Transferir balance cuando estas moviendo deuda.
Como se Manejan las Facturas Parcialmente Pagadas
Cuando haces un rollover o reembolso de una factura con pagos parciales, el sistema crea dos notas de credito automaticamente:
- Nota de credito de rollover/reembolso — por el monto ya pagado (crea credito o reembolso)
- Nota de credito de cancelacion de saldo — por el saldo restante impago (lo cierra sin crear credito)
La factura original queda como pagada — nunca se anula. El estado del servicio se establece como reembolsado (para reembolsos) o crédito emitido (para rollovers y write-offs) para reflejar lo que ocurrió mientras se preserva el historial completo de pagos.
Ejemplo: Factura por $1,000, el cliente pago $600 de deposito, luego cancelo.
- Rollover: nota de credito de $600 (credito disponible) + cancelacion de saldo de $400
- Reembolso: recibo de reembolso de $600 (dinero devuelto) + cancelacion de saldo de $400
Las facturas pagadas nunca se anulan en SettleWise. En su lugar se usan notas de credito para mantener la pista de auditoria completa de lo que se pago y lo que sucedio despues.
Como se Aplican los Creditos (FIFO)
Cuando los creditos se aplican a facturas — ya sea automaticamente durante la validacion de pagos o mediante un pago solo con credito:
- Los creditos se consumen del mas antiguo al mas reciente — ordenados por
fecha de creación - Las facturas se llenan de la mas antigua a la mas reciente — ordenadas por fecha de vencimiento
- Los creditos se aplican antes del efectivo — en un pago combinado, los creditos se consumen primero
- Llenado secuencial — una factura se completa totalmente antes de pasar a la siguiente
- Multiples creditos pueden combinarse — si un cliente tiene varios creditos pequenos, se combinan para cubrir una factura
Ver Creditos
Desde el perfil del cliente
Abre el perfil de un cliente para ver su saldo de credito:
- Creditos disponibles — suma de creditos no utilizados
- Deuda pendiente — suma de montos de facturas impagas
- Saldo neto — creditos menos deuda (positivo = el cliente tiene credito, negativo = el cliente debe)
Desde una factura
Abre una factura para ver sus notas de crédito en la lÃnea de tiempo, y usa Crear Nota de Crédito o Reembolsar para crear una. Cada nota de crédito también aparece en el perfil del cliente.
Estados de los Creditos
| Estado | Significado |
|---|---|
| Available | El monto total del credito no se ha utilizado y puede aplicarse a facturas |
| Partially Applied | Se ha utilizado parte del credito, el resto sigue disponible |
| Fully Applied | El credito completo ha sido consumido |
| Expired | El credito ha superado su fecha de vencimiento (si se establecio una) |
Mejores Practicas
- Aplica los creditos rapidamente — no dejes que los creditos se acumulen; aplicalos al crear nuevas facturas para mantener los saldos limpios
- Comunica los rollovers claramente — confirma con el cliente que prefiere credito en lugar de reembolso antes de procesar
- Revisa los creditos al final de la temporada — decide si mantener, reembolsar o transferir los creditos pendientes antes de cerrar
- Usa las transferencias de credito con moderacion — solo mueve credito entre clientes con una relacion clara (familia, misma organizacion)
- Usa transferir balance para facturas impagas — si estas moviendo deuda abierta, usa Transferir balance en lugar de Transferir credito
- Revisa el saldo neto antes de facturar — si un cliente tiene credito significativo, aplicarlo a la nueva factura evita confusiones