Facturas
Guia completa de gestion de facturas en SettleWise
Las facturas en SettleWise representan cuentas enviadas a los clientes por servicios, depositos u otros cargos. Rastrean el estado de pago en una o dos fases y se sincronizan automaticamente con QuickBooks.
Estados de las Facturas
SettleWise utiliza diferentes estados dependiendo de si la factura usa pagos de una fase o de dos fases.
Facturas de una fase
| Estado | Descripcion |
|---|---|
| Pending | Creada y enviada, esperando pago |
| Partial | Pago parcial recibido, saldo pendiente |
| Paid | Totalmente pagada |
| Overpaid | El pago recibido supera el total de la factura — el exceso se convierte en credito del cliente |
| Overdue | Vencida, no totalmente pagada |
| Refunded | Reembolso procesado — dinero devuelto al cliente mediante RefundReceipt |
| Credit Issued | Nota de crédito creada — crédito añadido al saldo del cliente para uso futuro |
| Adjusted | Monto de la factura modificado después de un pago parcial — la diferencia se maneja mediante nota de crédito |
Facturas de dos fases
| Estado | Descripcion |
|---|---|
| Phase 1 Pending | Deposito (Fase 1) aun no recibido |
| Phase 1 Partial | Deposito parcial recibido |
| Phase 1 Overdue | Deposito vencido |
| Phase 2 Pending | Deposito completo, pago final (Fase 2) pendiente |
| Phase 2 Partial | Pago final parcial recibido |
| Phase 2 Overdue | Pago final vencido |
| Completed | Ambas fases totalmente pagadas |
Como transicionan los estados
| Desde | Hacia | Disparador |
|---|---|---|
| Pending | Partial | Pago parcial recibido |
| Pending | Overdue | Fecha de vencimiento superada |
| Partial / Overdue | Paid | Saldo cubierto |
| Cualquier estado pagado | Overpaid | Pago excedente recibido |
| Cualquier estado pagado | Refunded | Nota de crédito de reembolso — dinero devuelto al cliente |
| Cualquier estado pagado | Credit Issued | Nota de crédito creada — rollover, write-off o transferencia de saldo |
| Parcialmente pagada | Adjusted | Monto reducido — el exceso pagado se convierte en crédito |
Los estados se actualizan automaticamente cuando se validan los pagos. El estado vencido se calcula en base a las fechas de vencimiento — una factura se vuelve vencida cuando la fecha actual supera su fecha de vencimiento.
Pagos de Una Fase vs. Dos Fases
| Una fase | Dos fases | |
|---|---|---|
| Como funciona | Un pago cubre el monto total | Deposito (Fase 1) + pago final (Fase 2) |
| Fechas de vencimiento | Una fecha de vencimiento | Fechas de vencimiento separadas para cada fase |
| Ideal para | Servicios estandar, montos pequenos | Montos grandes, eventos, reservas de temporada |
| Fecha del evento | No requerida | Requerida — determina la fecha de vencimiento de la Fase 2 |
| % de deposito | N/A | Configurable en la configuracion de la organizacion |
| Recordatorios | Enviados basandose en una sola fecha de vencimiento | Recordatorios especificos por fase |
El porcentaje de deposito y el desfase de la fecha de vencimiento de la Fase 2 se configuran en Ajustes → Empresa → División de pago. Por ejemplo: 50% de deposito al recibir, pago final 7 dias antes de la fecha del evento.
Creacion de Facturas
Creacion manual
- Navega a Facturas → Crear Factura
- Selecciona o crea un cliente (se requiere email para enviar)
- Agrega lineas de detalle — desde tu catalogo de productos o entradas personalizadas
- Establece la fecha de vencimiento y la estructura de pago (una o dos fases)
- Haz clic en Crear y enviar factura (o en Crear factura para crearla sin enviarla todavÃa)
Lo que sucede detras de escena:
- La factura recibe un numero de visualizacion unico (ej.,
INV-0042) - Se genera un PDF automaticamente
- El destinatario recibe un email con los detalles de la factura (y botones de pago si Stripe está conectado). El destinatario es el cliente, o su cliente principal o socio de comisión cuando la facturación se dirige allÃ.
- La factura se sincroniza con QuickBooks (el cliente y los productos se crean en QB si no existen)
Usando el Asistente de IA
Usa lenguaje natural para crear facturas:
"Crear una factura para Juan Perez por $1,500"
"Invoice Smith for 2 Premium Licenses and 1 Setup, due in 30 days"
El asistente busca clientes y productos por nombre, prepara una vista previa y te permite confirmar antes de crear.
LÃneas sin cargo (FOC)
Marca FOC en cualquier lÃnea para incluirla sin costo. El cliente ve la lÃnea con monto cero y una etiqueta FOC. No suma al total y no genera comisión. Consulta Crear y enviar una factura.
LÃnea de tiempo de la factura
Cada factura guarda una lÃnea de tiempo con todo lo que le pasó y quién lo hizo: Factura Creada, Factura enviada a (el destinatario real), Correo Enviado y entregado, Pago Recibido y Pago Validado, Fase 1 Completada, Recordatorio Enviado, Nota de Crédito Creada (incluido cuándo se envió y se entregó el email de la nota de crédito), Reembolso Emitido y cada paso de la sincronización con QuickBooks. Úsala para responder "¿le llegó al cliente?" antes de reclamar.
Edicion de Facturas
Lo que puedes editar depende del estado del pago:
| Estado de la factura | Que se puede editar | Que sucede |
|---|---|---|
| Sin pagos | Todo — montos, cliente, fechas, lineas de detalle, notas | Actualizacion simple. La fecha de emision se restablece. |
| Parcialmente pagada | Todo — montos, cliente, fechas, lineas de detalle, notas | Los pagos existentes se reasignan automaticamente. Si el nuevo total es menor que lo ya pagado, el exceso se convierte en credito del cliente. |
| Totalmente pagada | Solo notas y metadatos | No se pueden cambiar montos ni lineas de detalle. |
Editar una factura parcialmente pagada activa la reasignacion automatica de pagos. El sistema recalcula los montos de cada fase y redistribuye los pagos existentes proporcionalmente.
Aplicacion de Creditos
Cuando un cliente tiene credito disponible (por sobrepagos, rollovers u otras notas de credito), los creditos se aplican automaticamente durante la validacion del pago:
- Los creditos se consumen del mas antiguo al mas reciente (por fecha de creacion)
- Se aplican a las facturas de la mas antigua a la mas reciente (por fecha de vencimiento)
- Los creditos se aplican antes que los pagos en efectivo
- Tambien puedes crear un pago de $0 "solo credito" para aplicar creditos sin efectivo
Cancelacion y Anulacion
Las facturas nunca se eliminan en SettleWise — se anulan para mantener la pista de auditoria.
- La anulacion establece el total en $0 y marca la factura como completada
- Si la factura tiene creditos aplicados, primero debes desaplicarlos
- Las facturas anuladas pueden vincularse a una factura de reemplazo para trazabilidad
- La anulacion se sincroniza con QuickBooks automaticamente
Las facturas pagadas nunca se anulan directamente. Usa notas de credito (reembolso, rollover o cancelacion de saldo) para manejar cancelaciones en facturas pagadas. Esto preserva el historial de pagos.
Sincronizacion con QuickBooks
Las facturas se sincronizan automaticamente con QuickBooks Online:
| Accion | Que sucede en QuickBooks |
|---|---|
| Crear | Se crea la factura. El cliente y los productos se sincronizan primero (se crean si no existen). |
| Editar | La factura se actualiza con los nuevos montos y lineas de detalle. |
| Anular | La factura se anula a traves de la API de QB. |
| Pago validado | El pago se registra en la factura. |
La sincronizacion ocurre en tiempo real (en segundos). Si QuickBooks no esta disponible temporalmente, la operacion continua en SettleWise y se sincroniza despues.
Mejores Practicas
- Envia las facturas rapidamente — crea y envia tan pronto como se confirme una reserva o servicio para iniciar el reloj de pago
- Usa dos fases para montos grandes — divide facturas grandes en deposito + pago final para reducir riesgos y mejorar el flujo de caja
- Usa productos de tu catalogo — las lineas de detalle estandarizadas hacen que los reportes y las busquedas sean confiables
- Establece fechas de vencimiento realistas — alinealas con tu calendario de cobros (Net 30 para estandar, Al Recibir para depositos)
- Revisa los creditos antes de facturar — los creditos disponibles se aplican automaticamente durante la validacion, pero revisarlos de antemano evita confusiones con el cliente