Pagos

Los pagos en SettleWise representan dinero recibido de los clientes. Pasan por un ciclo de vida — desde la creacion hasta la validacion — con asignacion automatica a facturas y sincronizacion con QuickBooks.

Fuentes de Pago

Los pagos pueden llegar desde diferentes canales:

Ciclo de Vida del Pago

Cada pago sigue este flujo:

El flujo tipico

Creado (pending) → Asignar registro → Validar → Completed
                                                    ↓
                                              Recibo generado
                                              Registrado en QuickBooks
                                              Estado de factura actualizado

Agregar Pagos

Desde la pagina de Pagos

1. Navega a Pagos → Agregar Pago
2. Selecciona la(s) factura(s) a las que aplica el pago
3. Ingresa el monto, la fecha de pago y el metodo de pago
4. Opcionalmente adjunta evidencia (recibo, confirmacion de transferencia)
5. Guardar — el pago se crea como pending

Si partes desde una factura

1. Abre la factura solo para confirmar los detalles
2. Ve a Pagos → Agregar Pago. No hay un botón de pago dentro del detalle de la factura.
3. Selecciona la factura e ingresa los detalles del pago
4. Guardar

Usando el Asistente de IA

"Agregar pago de $1,500 para la factura 0032"

Validacion de Pagos

La validacion es el paso donde un pago se vuelve oficial. Durante la validacion, el sistema:

1. Asigna el cliente — confirma a que cliente pertenece este pago
2. Asigna el registro — que cuenta bancaria o caja recibio los fondos (obligatorio)
3. Asigna a facturas — distribuye el pago entre las facturas coincidentes
4. Aplica creditos — si el cliente tiene creditos disponibles y se marco la intencion de credito, los creditos se aplican antes del efectivo
5. Crea el recibo — genera un numero de recibo y un PDF
6. Registra en QuickBooks — el pago se registra en QB con la asignacion correcta
7. Actualiza los estados de las facturas — las facturas pasan a parcial, pagada o completada

Como Funciona la Asignacion (FIFO)

Cuando un pago cubre multiples facturas, SettleWise asigna usando FIFO (primero en entrar, primero en salir):

1. Ordenar facturas por fecha de vencimiento — la fecha de vencimiento mas antigua primero
2. Llenar secuencialmente — completar la factura 1 totalmente antes de pasar a la factura 2
3. Creditos primero — si el cliente tiene creditos disponibles, se aplican antes del pago en efectivo
4. El sobrante se convierte en credito — si el pago excede el total de todas las facturas, el exceso se convierte automaticamente en credito del cliente

Ejemplo: El cliente paga $3,000. Tiene dos facturas: Factura A ($1,000, vence 15 de enero) y Factura B ($1,500, vence 1 de febrero).

• $1,000 asignados a Factura A → A pasa a pagada
• $1,500 asignados a Factura B → B pasa a pagada
• $500 restantes → se convierten en credito del cliente

Manejo de Sobrepagos

Cuando un pago excede el monto total adeudado:

• El exceso se crea automaticamente como un credito del cliente (tipo: overpayment)
• En QuickBooks, se almacena como monto no aplicado en el Pago — no se crea un documento separado
• El credito puede aplicarse a futuras facturas automaticamente

Corregir el Monto de un Pago

Si un pago se registró con un monto equivocado, ábrelo y usa Editar pago (o Editar Monto en la asignación a la factura). Cuando el pago corregido se valida de nuevo, la asignación a la factura, el saldo de la caja y el efectivo neto se recalculan juntos, para que la caja coincida con el monto corregido.

Intencion de Credito

Al agregar un pago, puedes marcar "Aplicar crédito disponible" para indicar que los creditos disponibles del cliente deben aplicarse durante la validacion. Esto crea un pago combinado donde:

• Los creditos existentes se consumen primero (del mas antiguo al mas reciente)
• El monto en efectivo cubre el resto
• Tambien puedes crear un pago de $0 solo con credito para aplicar creditos sin efectivo

Evidencia de Pago

Adjunta comprobantes de pago a cualquier registro de pago:

• Sube capturas de pantalla, recibos o confirmaciones de transferencia
• Formatos soportados: PNG, JPG, PDF
• Los archivos se almacenan de forma segura en S3 y son visibles para los miembros del equipo

Investigacion de Pagos

Cuando recibes un deposito y no sabes de quien es, el asistente de IA puede ayudar a investigar. Analiza las facturas impagas, hace preguntas especificas para eliminar candidatos y reduce las opciones hasta encontrar la coincidencia.

"Recibi una transferencia de $5,000 y no se de quien es"

Consulta Investigacion de Pagos para mas detalles.

Mejores Practicas

• Registra los pagos el mismo dia — ingresa los pagos a medida que llegan para mantener tu panel y reportes actualizados
• Siempre incluye una referencia — agrega numeros de cheque, IDs de transaccion o referencias de transferencia para facilitar la conciliacion
• Valida rapidamente — revisa los pagos pendientes diariamente para que las coincidencias se confirmen mientras el contexto esta fresco
• Adjunta evidencia para pagos grandes — sube recibos o confirmaciones de transferencia para fines de auditoria
• Usa la investigacion de IA para desconocidos — en lugar de adivinar, deja que el asistente reduzca los pagos sin coincidencia
• Establece un registro predeterminado — ahorra tiempo durante la validacion si la mayoria de los pagos van a la misma cuenta

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