Cajas
Las cuentas bancarias, cajas de efectivo y billeteras donde realmente está tu dinero
Las cajas son las cuentas bancarias, cajas de efectivo y billeteras digitales donde tu negocio guarda el dinero. Cada pago llega a una caja y cada egreso sale de una, así que cada caja muestra siempre un saldo actualizado que puedes comparar con la realidad.
Las encuentras en Tesorería → Cajas.
Por Qué Importan las Cajas
Las cajas responden una sola pregunta: ¿dónde está este dinero ahora?
- Un pago de cliente validado suma a una caja.
- Un egreso completado saca dinero de una caja.
- Una transferencia mueve dinero entre dos de tus cajas.
- Un depósito registra otro dinero que entró, como un aporte del dueño.
Tipos de Caja
| Tipo | Úsalo para | Ejemplos |
|---|---|---|
| Banco | Cuentas bancarias | Cuenta corriente, caja de ahorro |
| Efectivo | Efectivo físico | Caja del lodge, caja chica de la oficina |
| Equivalentes de Efectivo | Billeteras digitales y servicios de transferencia | Zelle, Venmo, Stripe |
| Otro | Cualquier otra cosa | Fondos en garantía o de uso específico |
Campos de la Caja
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Un nombre claro, como "Cuenta corriente Chase" |
| Tipo | Sí | Banco, Efectivo, Equivalentes de Efectivo u Otro |
| Moneda | Sí | La moneda de la cuenta. Los pagos deben coincidir con ella. |
| Descripción | No | Notas internas |
| Por defecto para moneda | No | Preselecciona esta caja al validar pagos en esa moneda |
| Activa | Sí | Las cajas inactivas ya no aparecen en las listas, pero conservan su historial |
Dónde Llega el Dinero Automáticamente
- Pagos validados: eliges la caja al validar, o se preselecciona la caja por defecto para esa moneda.
- Pagos con tarjeta de Stripe: siempre llegan a la caja de destino de Stripe que elijas en Ajustes → Integraciones → Pagos con Stripe. Consulta Stripe.
Mover Dinero
| Qué pasó | Dónde registrarlo |
|---|---|
| Un cliente pagó | Pagos: valida el pago en una caja |
| Pagaste a un proveedor, una comisión o un gasto | Egresos: paga desde una caja |
| Moviste dinero entre dos de tus cuentas | Cajas → Transferir, con conversión de moneda opcional |
| Entró otro dinero (aporte del dueño, intereses, préstamo) | El botón Nuevo depósito de la caja: consulta Registrar un Depósito en una Caja |
Una transferencia hecha por error se deshace con Revertir Transferencia, que restaura ambos saldos. Un depósito registrado con la cuenta o el monto equivocado se corrige con Editar depósito o se quita con Eliminar depósito.
QuickBooks
Cuando QuickBooks está conectado, una caja puede vincularse con su cuenta bancaria de QuickBooks:
- Importar desde QuickBooks trae tus cuentas bancarias de QuickBooks como cajas.
- Los pagos validados, egresos, transferencias y depósitos se registran en la cuenta de QuickBooks vinculada.
- Actualizar saldo QB compara ambos saldos. Si siguen siendo distintos, la caja marca el saldo para revisión.
Conexión con Contabilidad
Cada caja está respaldada por una cuenta de tu plan de cuentas. Contabilidad la usa para mostrar el lado de balance de cada movimiento:
| Movimiento | Efecto en la cuenta de la caja |
|---|---|
| Pago validado | La aumenta |
| Egreso completado | La disminuye |
| Transferencia | Mueve dinero entre dos cuentas de caja, sin tocar ingresos ni gastos |
| Depósito | La aumenta, balanceado con la cuenta que elegiste en el depósito |
Buenas Prácticas
- Una caja por cuenta real: haz coincidir las cajas con tus cuentas bancarias, cajas de efectivo y billeteras reales.
- Define una caja por defecto para cada moneda: si la mayoría de los pagos llega a una cuenta, hazla la predeterminada.
- Usa nombres claros: "Cuenta corriente Chase" en lugar de "Cuenta 1".
- Desactiva, no elimines: cuando cierres una cuenta, desactiva su caja para conservar el historial.