Productos
Gestiona tu catalogo de productos para facturacion
Los productos en SettleWise representan los servicios o articulos que facturas a los clientes. Usar un catalogo de productos acelera la creacion de facturas, mantiene las lineas de detalle consistentes y potencia los reportes por categoria.
Productos vs. Lineas de Detalle Personalizadas
Al crear una factura, tienes dos opciones:
| Productos del catalogo | Lineas de detalle personalizadas | |
|---|---|---|
| Precio | Auto-completado desde el precio predeterminado (se puede modificar) | Ingresado manualmente |
| Reportes | Incluidos en reportes por categoria | No categorizados |
| Asistente de IA | Puede ser referenciado por nombre | Debe ser descrito completamente |
| Sincronizacion con QuickBooks | Sincronizados como Items en QB | Creados como lineas de detalle ad-hoc |
| Ideal para | Servicios recurrentes, precios estandar | Cargos unicos, trabajo personalizado |
Usa productos cuando facturas por las mismas cosas regularmente. Usa lineas de detalle personalizadas para cargos unicos o especiales.
Campos del Producto
| Campo | Obligatorio | Descripcion |
|---|---|---|
| Nombre | Si | Nombre del producto o servicio (ej., "Licencia Premium", "Guia de Pesca - Medio Dia") |
| Descripcion | No | Que incluye el producto — aparece en la factura |
| Tipo | Si | Product o Service |
| Precio predeterminado | No | Precio estandar, se aplica automaticamente al agregar a una factura (se puede modificar por factura) |
| Moneda | Si | Predeterminado: USD |
| Categoria | No | Grupo para organizacion y reportes (ej., "Licencias", "Boutique") |
| Etiquetas | No | Etiquetas flexibles para filtrar (ej., "temporada", "premium"). Multiples etiquetas por producto. |
| Tasa de impuesto | No | Tasa de impuesto predeterminada aplicada a este producto |
| SKU | No | Unidad de mantenimiento de stock, para referencia interna |
| Favorito | No | Marca productos de uso frecuente para acceso rapido durante la creacion de facturas |
| Activo | Si | Los productos inactivos no aparecen en la creacion de facturas pero permanecen en las facturas existentes |
Gestion de Productos
Agregar un producto
- Navega a Productos
- Haz clic en Agregar Producto
- Completa nombre, tipo y precio
- Opcionalmente asigna una categoria y etiquetas
- Guardar
Categorias
Las categorias son agrupaciones especificas de la organizacion (ej., "Licencias de Pesca", "Articulos de Boutique", "Servicios de Eventos"). Se usan para:
- Organizar la lista de productos
- Filtrar en la creacion de facturas
- Reportes de Ingresos por Categoria — las categorias impulsan el desglose en los reportes de ventas
Crea categorias desde la pagina de Productos o asignalas al editar un producto.
Etiquetas
Las etiquetas son etiquetas flexibles que puedes adjuntar a los productos para filtrar y buscar. A diferencia de las categorias (una por producto), un producto puede tener multiples etiquetas (ej., "temporada", "premium", "nuevo").
Activo vs. Inactivo
- Los productos activos aparecen en la seleccion de productos durante la creacion de facturas
- Los productos inactivos no aparecen en la seleccion, pero permanecen en cualquier factura existente donde fueron utilizados
- Usa esto para retirar productos sin perder datos historicos
Usar Productos en Facturas
Al crear una factura (manualmente o via IA):
- Comienza a escribir el nombre de un producto en el campo de linea de detalle
- Selecciona de los productos coincidentes
- El precio predeterminado, la descripcion y la tasa de impuesto se completan automaticamente
- Modifica el precio por factura si es necesario (ej., descuento de temporada)
El asistente de IA tambien puede buscar productos:
"Facturar a Perez por 2 licencias Premium y 1 Setup"
Sincronizacion con QuickBooks
Los productos se sincronizan con QuickBooks Online como Items:
- Los productos se sincronizan automaticamente cuando se usan en una factura que se sincroniza con QB
- El nombre del producto en SettleWise se mapea al nombre del Item en QuickBooks
- Si no existe un Item coincidente en QB, se crea automaticamente
Manten los nombres de productos consistentes entre SettleWise y QuickBooks. Si renombras un producto en SettleWise, el Item en QB se actualiza para coincidir.
Mejores Practicas
- Usa productos para cargos recurrentes — los nombres estandarizados hacen que los reportes y busquedas sean confiables
- Establece precios predeterminados — ahorra tiempo durante la creacion de facturas y reduce errores
- Organiza con categorias — las categorias potencian el reporte de Ingresos por Categoria
- Marca favoritos — los productos de uso frecuente aparecen primero en la seleccion
- Desactiva en lugar de eliminar — preserva los datos historicos de las facturas